IMG_1064Le 30 avril dernier, nous organisions notre premier Café Croissants Collab’, un rendez-vous régulier proposé aux entrepreneurs, cadres, porteurs de projets… pour découvrir les outils méthodologiques facilitant la mise en place de démarches collaboratives au sein de leurs organisations.

L’occasion pour nous de présenter le Forum Prospectif Collaboratif, ses grandes phases de préparation et de mise en œuvre, ainsi que les clés de réussite de cette démarche imaginée par Marvin Weisbord pour permettre à une organisation de travailler sur des stratégies de développement à long terme en mettant l’intelligence collective au service du projet.

Cette présentation s’est déroulée en présence de Jérémie Jacquard (Gérant) et de Florian Brousse (ingénieur) de la SCOP Euclid Ingénierie, bureau d’études tous corps d’état. Ils venaient partager ce qui les a motivés dans cette démarche, leur vécu de cette expérience atypique et les résultats du processus engagé par leur entreprise.

L’histoire d’Euclid et l’accompagnement de la démarche par Cultures Trafic

Lors de son arrivée à la direction de cette SCOP, Jérémie a éprouvé le besoin d’avoir la vision de l’ensemble des salariés sur le projet de l’entreprise, alors portée sur une dynamique du « coup par coup » plutôt que dans une stratégie de long terme. Après 40 ans de vie, l’entreprise manquait d’un projet collectif clair et partagé, ainsi que d’une stratégie commerciale et de communication. Tout le monde parlait de l’entreprise de différentes façons… il fallait en redéfinir les fondements, les valeurs… pour avoir un discours partagé. Par ailleurs, il y avait dans l’entreprise un enjeu crucial autour de la transmission du projet des anciens aux plus jeunes, étant donné le départ imminent à la retraite des derniers fondateurs et des acteurs « historiques » de la société.

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Euclid a donc sollicité Cultures Trafic pour un accompagnement participatif, inclusif et dynamique, permettant de faire émerger un projet fédérateur et engageant l’ensemble des associés et salariés dans le projet de l’entreprise.

Une phase cruciale de design et de préparation

Plus qu’un événement, un Forum Prospectif Collaboratif est un processus. Le travail de préparation en amont est très important : il faut s’accorder au sein de la direction sur les intentions qui portent la démarche, définir la problématique et bien comprendre pourquoi les enjeux méritent que l’on invite des parties prenantes externes dans la démarche.

Un Forum Prospectif Collaboratif est un travail collectif : il s’appuie dans un premier temps sur un comité de pilotage qui s’engage dans le design de la démarche. Cette première étape est très importante : en impliquant des personnes moteur de l’entreprise comme des personnes plutôt « résistantes », on maximise l’implication de tous les membres de l’équipe. Cela facilite également le traitement de sujets sensibles et l’ouverture de la démarche aux parties prenantes.

La réalisation du forum

Le Forum n’est pas un temps de discours et de conférences… chacun est engagé collectivement dans une analyse de la complexité dans laquelle évolue l’entreprise et partage le constat qu’on est tous dans le même monde. L’intelligence collective et la créativité du groupe font émerger un avenir que tout le monde souhaite réaliser. Il faut donc rester pragmatique et rapidement se lancer dans la projection d’actions…

« Ce qui était remarquable c’était l’implication de certaines personnes à un point auquel on ne s’attendait pas. On ne s’attendait pas à grand chose, même si on a préparé pendant 6 mois… on est dans un outil d’architecture sociale bluffant, qui permet d’accepter des changements, qui permet à chacun de s’impliquer et de réfléchir sur son métier et de dépasser les relations dans lesquelles on est d’habitude, notamment avec nos parties prenantes. C’était très intéressant de voir qu’elles étaient intéressées par le fait que l’on réussisse et que l’on se développe bien. » constate Jérémie Jacquard.

Loin d’être un espace de chaos et d’aléatoire, le Forum Prospectif Collaboratif est un véritable cadre de travail, rythmé par des séquences précises permettant aux participants d’aborder le passé, le présent et l’avenir de l’entreprise. Durant la phase de préparation, ces contraintes ont parfois pu donner aux équipes le sentiment d’être « dépossédées » de leur projet et générer des tensions : chacun devait sortir de ses habitudes et s’engager dans des interactions nouvelles. « L’image qui nous a permis d’avancer est celle de la bouteille vide, qui est un cadre précis et fixe, mais que l’on peut remplir de notre propre projet. Et ça, ça nous appartenait. »

Construire un socle partagé de références

IMG_1073Le Forum Prospectif Collaboratif permet d’élaborer collectivement un référentiel, outil essentiel de la démarche. Il est constamment demandé aux participants de travailler dans la transparence : retranscrire tout ce qui se dit crédibilise la démarche et permet de garder la trace de la densité des échanges et des différents engagements. Aujourd’hui encore, les équipes s’y réfèrent lorsqu’elles travaillent sur les actions, la stratégie et les valeurs de l’entreprise…

Le Forum Prospectif Collaboratif fait maintenant partie des « mythes fondateurs » de l’entreprise pour tous ceux qui y ont participé… le film et le référentiel permettront à ceux qui arriveront après de s’imprégner et de s’approprier cet événement fondamental de la culture d’entreprise.

Et après ?

Une fois l’événement passé, tout reste à faire ! Mais Euclid Ingénierie s’est donné dix ans. Les groupes qui se sont constitués durant le Forum continuent à travailler ensemble. Le Conseil d’Administration a, quant à lui, ciblé des orientations stratégiques prioritaires. Le bon moment passé ensemble durant ces deux jours de Forum constitue un véritable moteur pour que tout cela fonctionne et avance.

Soulignons les conditions de réussite qui permettent de faire en sorte que cette démarche s’intègre durablement dans la stratégie d’entreprise : la démarche doit être sincère pour aller au delà de l’événement. Il faut parfois également être prêt à changer les modes de gouvernance, pour aller vers plus d’ouverture. La communication est elle aussi un facteur important : prendre soin de se retrouver de temps en temps pour faire un point et voir ce qui avance également. Ce sont ces espaces d’intégration qui permettent à chacun d’avancer et de se former, qui facilitent la collaboration entre les coéquipiers et la mise en œuvre collective de ce projet partagé.

Le prochain Café Croissants Collab’ aura lieu le jeudi 25 juin à Epicentre Factory.

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